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Eine Event App als Unterstützung bei Business Events

Eine Event App als Unterstützung bei Business Events

Brauchen Business Events eine Event App?

Smartphones sind längst fester Bestandteil des Alltags vieler Österreicher geworden. Laut einem aktuellen Nielsen-Report nutzen mittlerweile zwei Drittel aller Handybesitzer ein Smartphone – in der Businesswelt sogar wesentlich mehr. Das Smartphone ist zum ständigen Begleiter in immer mehr Lebensbereichen geworden. Eine Möglichkeit, die steigende Verbreitung und Nutzung von Smartphones aufzugreifen, stellt eine Event-App dar. Denn clever bei Veranstaltungen eingesetzt können Veranstaltungs-Apps helfen, Arbeitsaufwand zu reduzieren, Kosten zu sparen und gleichzeitig Sponsoren und Partner noch intensiver einzubinden.

Eine Event-App als Unterstützung bei Business Events

Im Vorfeld eines Kongresses oder Business Events stehen Veranstalter vor vielen Aufgaben und Herausforderungen: Dazu zählt zum Beispiel:

  • Speaker Informationen zu sammeln
  • Die Agenda zu erstellen und aktuell zu halten
  • Änderungen am Programm vorzunehmen
  • Informationen über Partner, Sponsoren und Aussteller zu sammeln

Das Schlimmste aber ist, wenn es Änderungen nach der Druck-Freigabe des Booklets gibt. Auf diese Weise verbringen Planer viel zu oft Zeit damit, nach dem Druck-Stichtag Zettel mit abgeänderten Programmpunkten in die Hefte zu legen, Supplements mit nachgereichten Abstracts zu erstellen und Hinweistafeln mit letzten Informationen aufzustellen. Eine Event-App kann hier Arbeit erleichtern und abnehmen.

Moderne Veranstaltungs-Apps verfügen meist über ausgereifte und innovative Verwaltungssysteme (Organizer), mit dem Veranstalter selbstständig, ohne zwischengeschaltete Druckerei oder Anbieter, Informationen und Inhalte einer Event-App erstellen, ändern oder löschen können. Über den Organizer können zum Beispiel Speaker Biografien, Präsentationen, Social Links, Publikationen eingesammelt werden und die Teilnehmer können via Push-Notification Nachrichten über Änderungen an Inhalten oder am Zeitplan direkt informiert werden. So bleibt man vor und während der Veranstaltung inhaltlich und zeitlich flexibel.

Eine weitere Herausforderung stellt der Finanzhaushalt dar: Wie reduziert man Kosten, ohne dass dies die Qualität der Veranstaltung beeinflusst? Personal, Inhalte und der Rahmen einer Veranstaltung sind oft die stärksten Alleinstellungsmerkmale – hier mit Kürzungen anzufangen wäre gefährlich. Mobile Apps können dabei in vielerlei Hinsicht willkommene Abhilfe schaffen.

Einsparungsmassnahmen durch Event-Apps

Einerseits ist das Einsparungspotenzial beim Druck von Programmheften enorm. Eine Veranstaltungs-App kann die Übersicht über das Programm und den Zeitplan übernehmen und es den Teilnehmern erleichtern, den Überblick zu behalten. So hat zum Beispiel der Internationale Luftfahrtverband (IATA) auf seiner jährlichen Generalversammlung 2013 durch die Einführung einer begleitenden App für die Versammlung über 115.000 Blatt Papier gespart – statt 150.000 wurden nur noch 35.000 Seiten bedruckt. Das gedruckte Programmheft konnte durch die Einführung der App auf einen Bruchteil seines Umfangs des Vorjahres reduziert werden. Ein Großteil der Teilnehmer nutzte die App und war mit den angebotenen Funktionen zufrieden. Aufgrund der positiven Erfahrungen mit der Veranstaltungs-App bei der Generalversammlung setzt die IATA auch bei weiteren Veranstaltungen auf eine mobile App und reduziert so weiter gedrucktes Informationsmaterial.

Return on Invest (ROI) von Sponsoren und Partnern

Andererseits kann man mit Apps Sponsoren neu und anders einbinden. Anstatt nur eine gedruckte Anzeige im Programmheft zu haben, kann der Sponsor durch eine Event-App mit Teilnehmern interagieren – und umgekehrt. Da Zugriffe auf Sponsoreninfos messbar sind, hilft das auch Sponsoren, nach einer Veranstaltung ihren Einsatz zu evaluieren. Die gesparten Druckkosten oder die zusätzlichen Sponsoring-Einnahmen allein reichen schon oft, um die Kosten einer App auszugleichen.

Event Apps als Bereicherung für Veranstaltungsteilnehmer

Auch Veranstaltungsteilnehmer profitieren von einer Event App. Die Affinität zu Smartphones, auch bei der Nutzergruppe 35+, sollte nicht unterschätzt werden. Knapp 60 Prozent der Smartphone-Nutzer in Deutschland sind über 35 Jahre alt. Fast ein Fünftel ist älter als 55 Jahre (Quelle: Statista.com). Daher ist die Einführung einer mobilen App nichts anderes als eine logische Konsequenz. Der Einsatz und die Nutzung einer App können die Teilnahme an einer Veranstaltung für Mitglieder erfolgreicher und effizienter machen. Es ist einfacher, den Überblick zu behalten, und man findet schneller, was man sucht. Während sich bei Teilnehmern oft am Ende eines dreitägigen Kongresses im Hotelzimmer die Broschüren stapeln, vergessen sie ihr Handy, und damit die in der App gespeicherten Informationen, wohl kaum. Eine App ist auch eine sinnvolle Erweiterung, um es Teilnehmern zu ermöglichen, sich untereinander zu vernetzen.

Über Event-Apps können Besucher gezielt nach anderen Besuchern mit ähnlichem Interessengebiet suchen und somit leichter mit Teilnehmern ins Gespräch zu kommen.

Gamification – Interaktive Möglichkeiten als Anreize für Teilnehmer

Ein neues Element bei vielen Event-Apps ist die sogenannte „Gamification“, das Einbinden von spieltypischen Elementen in Konferenzen. Durch verschiedene Spieltypen können so Anreize für Teilnehmer geschaffen werden, aktiver an der Veranstaltung teilzunehmen. Auch Bizzify setzt mit dem Gamification Modul bereits auf diesen Trend. So können Referenten beispielsweise Publikumsfragen in ihre Vorträge einbauen, die dann über die App beantwortet werden. Für richtige Antworten erhalten die Teilnehmer Punkte und nehmen an einem Ranking teil. Eine weitere Möglichkeit, spieltypische Elemente über eine App in eine Veranstaltung einzubinden, stellt eine „Schnitzeljagd“ mit QR-Codes dar. So können auch Sponsoren mit eingebunden werden, indem sie einen der gesuchten QR-Codes des Spiels an ihrem Stand platzieren. Das sorgt für einen größerenBesucheransturm und kann vom Veranstalter im Sponsoring-Vertrag in Rechnung gestellt werden.

Event Apps als Bindeglied zwischen Veranstalter und Teilnehmer

Eine Event-App bietet Vorteile für beide Seiten – die Planer und die Teilnehmer einer Veranstaltung. Durch die intuitive Bedienbarkeit von Online Event Apps und deren Online Plattformen können Event-Managern und Event-Planern viel Arbeit abgenommen werden. Wichtig ist dabei, sich im Vorfeld genau zu überlegen, was mit dem Einsatz einer Event-App erreicht werden soll. Beratungsangebote von Event-App-Anbietern sollten wahrgenommen werden, um sich über Ausgestaltungsmöglichkeiten und spezielle Features der Event-App im Rahmen der eigenen Veranstaltung zu informieren. Nur so können Event-Apps genau an die eigenen Bedürfnisse und Vorstellungen angepasst werden.

Weiterführende Links zum Thema Apps im Business:

Gamification in Business Apps bei Unternehmen

 

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